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对于企业来说是一件非常重要的事情，而且活动里面包含很多环节，并且执行岗位与岗位之间是环环相扣，不能掉链子的，晚会前期会议的准备在似定晚会的计划书之前，组织一场晚会是非常有必要的。
在晚会前三个月，需要开会沟通做一场晚会的目地是什么，晚会的形式应该要怎么程现，晚会邀请的嘉宾有哪些，晚会要准备什么样的的资料跟程序要做到哪些，只要做到未雨绸缪 ，拟定好晚会的计划书，才能够顺利的进行的。
晚会展台设计的表面任务是要好看，根本任务则要帮助展出者达到展览目的。展台要能反映出展出者的形象，能吸引参观者的注意力，能工作的功能环境。因此，展台设计在注重视觉冲击力的同时，还要注意：展览会不是设计大赛，展台设计要与整体的贸易气氛相协调。
举行庆祝仪式的现场，是庆典活动的中心地点。对它的安排、布置是否恰如其分，往往会直接地关系到庆典留给全体出场者的印象的好坏。

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