现金是企业拥有的资产中流动性强的一种,虽然它在企业资产总额中只占很小的一部分,但却是容易出现管理问题的。
从用途上来看,企业现金首先保证企业交易性需要,以应对企业的日常业务开支,包括材料采购、工资的支付、各种零星费用的开支、税金的缴纳等;其次要及时提供企业预防性需要现金。经营风险较大和经营状况不稳定的企业,现金需要量通常难以准确预测,因此企业必须持有一定的现金以备特定需要之用。
加强现金的管理,企业必须建立和健全良好的现金内部控制制度,具体可细分为收款内部控制、付款内部控制和零用现金内部控制。
现金收入
现金收入的内部控制是指在现金流入企业这个环节对现金采取的控制措施。企业的收入来源主要为现金销售、赊销收回和其他应收款项结算。现金收入的内部控制主要包括以下几个方面:职权和责任要分开。签发收款凭证与收款的职责应当由两个经手人分工办理,现金总账和日记账的登记工作也应由两人分工协作。也就是说,在一个有效的内部控制制度中,不允许有单独一人自始至终地操纵和处理一笔业务的全过程,也不允许经营现金的人员兼管现金账册。例如在销售商品时,一般由销售部门的业务人员填制发票和收据,由出纳人员据以收款,会计人员登记入账。
建立发票和收据的领发存和销号制度。设置发票和收据领用存登记簿,并设专人保管,领用时须有领用人签收领用数量和起讫编号。使用完毕,发票和收据应由保管人收回,回收时要销号,即按票据的编号、金额逐张核对注销,以便确保已开出的收据无一遗漏地收到款项。作废的票据应全联粘贴在存根上,并加盖“作废”图章。
按规定的手续办理收款业务。
一切现金收入都应无一例外地开具收款收据,以分清彼此职责。此外,一切现金收款都必须当天入账,如果是库存现金尽可能当天存入银行,不能当天存入银行的,应于次日上午送存银行,不得从本企业的库存现金收入中直接支付(即坐支)。